Kwaliteit
Het Besluit omgevingsrecht
Het Besluit omgevingsrecht (Bor) stelt een aantal kwaliteitseisen aan de uitvoering van taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) van de Wabo-taken. Zoals hiervoor aangegeven zijn er inhoudelijke en procesmatige eisen. Hieronder lichten we belangrijke (procesmatige) eisen kort toe. Hoewel deze eisen niet gelden voor de taken die we binnen de provinciale organisatie uitvoeren, sluiten we hier voor deze taken toch zoveel mogelijk bij aan.
24-uurs bereikbaarheid
We hebben een milieuklachtentelefoon, het Provincieloket. We zijn voor klachten bereikbaar via 1 telefoonnummer (frontoffice). Deze meldkamer is 24/7 bereikbaar en zorgt ervoor dat klanten direct en professioneel te woord worden gestaan. Zo nodig wordt de melding doorgezet naar de gemeente of het waterschap. Wanneer een melding/klacht door ons opgepakt moet worden, zorgt het Provincieloket ervoor dat deze bij de juiste discipline terechtkomt (water, natuur, bouw, milieu). We hebben een consignatiedienst waardoor altijd een medewerker bereikbaar is en ter plaatse kan gaan als dat nodig is. De Gelderse omgevingsdiensten hebben ieder een eigen piketdienst van toezichthouders die buiten kantooruren bereikbaar is. Eén van de ontwikkelpunten was duidelijke afspraken maken over de verantwoordelijkheden voor piket. In 2021 is afgesproken dat de regionale omgevingsdiensten binnen het Gelderse stelsel een deel van de taak uitvoeren onder verantwoordelijkheid en coördinatie van de ODRA.
Scheiding vergunningverlening/ toezicht en handhaving
Vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds zijn functioneel gescheiden en worden deels uitgevoerd door verschillende teams. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een vergunning, niet ook toezicht houden of handhaven op diezelfde vergunning. Wel zorgen we voor een goede afstemming tussen vergunningverlening en toezicht en handhaving (Samen Sterk).
Periodieke roulatie
Om te voorkomen dat na verloop van tijd een toezichthouder te lang betrokken is bij één bedrijf, worden medewerkers bij de omgevingsdiensten periodiek gerouleerd over de bedrijven.
Monitoring en digitale systemen
Om resultaten te bestuderen gebruiken we digitale systemen. We verbeterden deze systemen om meer monitoringsgegevens te kunnen genereren. Waar mogelijk maken we digitale systemen binnen het proces beschikbaar en, waar al beschikbaar, verbeteren we deze om de datakwaliteit te verbeteren. Als data meteen beschikbaar zijn (real time), helpt dat om inzicht te krijgen in naleefdoelen en kunnen we veranderingen beter volgen (monitoren). Dat was nu nog niet het geval. In 2019 heeft de provinciale organisatie een nieuw systeem gekocht, onder meer als voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet. Van 2020 tot en met 2022 nemen we dit systeem gefaseerd in gebruik. Het moet beleids- en sturingsinformatie VTH leveren om de beleidscyclus te kunnen sluiten.
De omgevingsdiensten gebruiken vanaf 2020 2 digitale VTH-systemen. De ODRN houdt de vergunningeninformatie en informatie over Brzo-bedrijven bij. Informatie over Brzo-inspecties wordt samen met de Brzo partners in het landelijke systeem GiR bijgehouden. Het GiR was erg verouderd. In 2021 is alles op alles gezet om per 1 januari 2022 een nieuwe versie, GiR2.0, te kunnen lanceren. Dit is gelukt.
De ODRA registreert de toezichts- en handhavingsinformatie van de complexe bedrijven.
In 2021 is de ODRA gestart met een nieuw digitaal VTH-systeem. Alle toezichthouders uit de pool werken in dit systeem.
Werkprocessen
De omgevingsdiensten hebben de werkprocessen, procedures en bijbehorende informatievoorziening vastgelegd met betrekking tot vergunningverlening en handhaving en het voorbereiden, opleggen en doorzetten van bestuurlijke sancties. De toezichthouders bij complexe bedrijven werken allemaal via de werkprocessen van het programma complexe handhaving.
Binnen de provinciale organisatie is dat nog niet voor alle werkprocessen het geval. In 2021 hebben we de werkprocessen opnieuw ontworpen om ze Omgevingswet-proof te maken. In 2022 voeren we deze herziene processen in binnen VVHH.
Landelijke kwaliteitscriteria
Op 1 juli 2019 zijn de landelijke set van kwaliteitseisen waaraan de omgevingsdiensten moeten voldoen aangepast en werkten we met de nieuwe Kwaliteitscriteria 2.2. De eisen gaan over procescriteria en robuustheidscriteria. Hoewel deze eisen niet gelden voor de taken die de provinciale organisatie uitvoert, sloten we hier voor deze taken toch zoveel mogelijk hierbij aan.
Provinciale organisatie
Procescriteria
We hebben de beleidscyclus (Big8) concreter vormgegeven. De randvoorwaarden voor de samenwerking tussen het OT-VTH, VVHH en relevante beleidsprogramma’s zijn nu helder en worden gebruikt voor het sluiten van de Big8. Dit gaan we gebruiken om met de komst van de Omgevingswet het VTH-beleid aan te passen zodat beleid en uitvoering beter op elkaar aansluiten.
Criteria robuustheid
Voor een aantal taakvelden is de omvang van de werkzaamheden zo klein dat we niet aan de robuustheidscriteria kunnen voldoen (Waterwet, Wet luchtvaart). Dit maakte de uitvoering kwetsbaar. We losten dit op door samen te werken met provincie Overijssel.
Omgevingsdiensten
Vanwege de centralisatie van onze VTH-taken rond complexe bedrijven bij de ODRA en ODRN hoeven we niet van alle omgevingsdiensten te weten of ze aan de kwaliteitscriteria voldoen De ODRA en ODRN controleren of ze aan de eisen voldoen en geven aan welke acties ze ondernemen bij de onderdelen waar ze nog niet voldoen. De ODRA en ODRN hebben na de invoering van de nieuwe kwaliteitscriteria systemen in gebruik genomen waarmee gevolgd wordt of medewerkers aan de opleidings- en ervaringseisen voldoen. De toezichthouders vanuit de verschillende omgevingsdiensten die deelnemen aan de pool voor complexe handhaving moeten aan deze eisen voldoen. Zo niet, dan wordt een opleidingsprogramma opgesteld. De vergunningverleners, specialisten en Brzo-toezichthouders die werken aan onze producten voldoen eveneens aan de kwaliteitscriteria. Wanneer dat nog niet het geval is, werken zij onder supervisie van een gekwalificeerde collega. De ODRA en ODRN controleren naast de opleidingseisen of de medewerkers voldoende vlieguren maken om de taken goed uit te kunnen voeren.
Klanttevredenheidsonderzoek is één van de kwaliteitseisen voor de omgevingsdiensten. De resultaten staan in bijlage 4.
Professionalisering
De samenleving verwacht dat we onze taken professioneel en goed uitvoeren. Hiervoor is het nodig dat we blijven verbeteren en kritisch naar ons werk kijken. We beschrijven in deze paragraaf de programma’s en projecten die we uitvoerden om de taakuitvoering te verbeteren.
Programma Voorbereiden op de Omgevingswet De invoering van het VTH-instrumentarium onder de Omgevingswet is onderdeel van een aantal provinciale kern-instrumenten, die daarom in samenhang moeten worden ingevoerd. Het betreft de omgevingsvisie Gaan voor Gaaf, de beleidsprogramma’s, de verordening, en het projectbesluit. Deze hebben allemaal in meer- of mindere mate invloed op de inrichting van de VTH-taken en -processen.
Voor de invoering van de Omgevingswet werkten we volgens 3 sporen.
1. Spoor wet en kaderstelling:
- Een belangrijk gevolg van de Omgevingswet is dat er veranderingen komen in de onderdelen waarvoor de provincie bevoegd gezag is. In 2020 zijn we begonnen met in kaart brengen op welke gebieden dat kan zijn, en welke gevolgen dat heeft. In 2021 hebben we dat verder uitgewerkt. Voorbeelden hiervan zijn: een verschuiving in de bodemtaken, toezicht op de grondwaterbeschermingsgebieden en een verschuiving in de complexe bedrijven waarvoor de provincie bevoegd gezag is. In 2022 wordt dit uitgewerkt in afspraken met gemeenten en bedrijven, zodat de overdracht van bevoegdheden goed verloopt.
2. Digitaal spoor:
- Bij VVHH en de ODRA werd het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen. Dit vormt de nieuwe basis voor de koppeling met het DSO. Hierna koppelden we ons systeem aan het DSO. Daardoor kunnen we nu meldingen van initiatieven ontvangen. Bij de ODRN is de koppeling aan het DSO al gerealiseerd.
3. Spoor anders werken:
- De invoering van de Omgevingswet betekent ook dat de termijnen voor veel van onze VTH-taken veel korter worden. Daarom moeten we de processen opnieuw ontwerpen, met daarbij afspraken met in- en externe partners over hoe we samenwerken bij vergunningaanvragen of het overleg dat daar vaak aan vooraf gaat. In 2020 is het traject gestart om dit met deze partners af te stemmen. In 2021 hebben we de fase van procesanalyse en procesbeschrijvingen afgerond.
- Een ander belangrijk onderdeel van dit spoor is het overbrengen van inhoudelijke kennis, het voorlichten over hoe procedures en systemen veranderen en het gaan werken volgens de bedoelingen van de Omgevingswet. In 2021 hebben we nader onderzocht hoe dat traject vorm en inhoud te geven. Vanwege het uitstel van de Omgevingswet is de implementatie van dat leer- en ontwikkeltraject vervolgens uitgesteld tot in 2022. Dit doen we omdat zo’n traject het meest effectief is, als dat direct voorafgaat aan de verandering.
Het programma bevat zowel het Omgevingswet-proof maken van de eigen taken van VVHH, als de taken die we hebben ondergebracht bij de omgevingsdiensten. In 2020 hebben we hier vaak met de omgevingsdiensten ODRA en ODRN over overlegd. In het najaar van 2020 is voor het jaar 2021 een apart projectplan opgesteld. Er is frequent overleg over de voortgang van dit plan. De omgevingsdiensten hebben eigen programma’s en projecten om zich voor te bereiden op de Omgevingswet. Er is extra aandacht voor de veranderingen bij de provinciale taken en wat er moet gebeuren om klaar te zijn als de Omgevingswet gaat gelden.
In 2021 heeft de ODRA een pilotproject uitgevoerd waarbij de ODRA keek naar de veranderingen bij een bedrijf in de regels die van toepassing zijn als de Ow is ingevoerd, ten opzichte van de huidige situatie. Om goed toezicht te kunnen houden is inzicht nodig in welke regels gelden en waar deze (naast de vergunning) te vinden zijn. De ODRA stelde samen met de ODRN een concept-plan van aanpak op om dit inzicht bij alle bedrijven te krijgen voordat de Ow wordt ingevoerd.