Eenheid in beeld en taal
Oké, we weten dat we een informatieplicht hebben, we kennen de communicatiestrategie van de provincie en de uitgangspunten. Maar waar moet je allemaal rekening mee houden en welke middelen kan je gebruiken? Hoe ziet onze huisstijl eruit en welke woorden en zinnen kies je? In dit hoofdstuk vind je de afspraken over communicatie: van huisstijl tot schrijfwijzer.
Communicatie is niet alleen wat we zeggen en schrijven, maar ook de manier waarop we dit vormgeven. Alles wat te maken heeft met hoe onze communicatiemiddelen eruitzien, noemen we huisstijl. Alles wat te maken heeft met hoe we iets zeggen of schrijven en welke woorden we hiervoor gebruiken, noemen we de toon en stem van de provincie. Voor zowel de huisstijl als de toon en stem van de provincie gaan we uit van de communicatiewaarden persoonlijk, eigentijds, begrijpelijk en betrouwbaar. En voor beide geldt dat de inhoud en het waarom centraal staan.
> Klik hier om meer te lezen over inhoud en het waarom
Verschillende stijlen
Voor het afzenderschap zijn er drie verschillende stijlen. De eerste mogelijkheid is onze huisstijl waarbij wij als organisatie provincie Gelderland meteen herkenbaar zijn door middel van onze visuele identiteit. We zijn in dit geval leidend. De tweede mogelijkheid is een samenwerkingsstijl (neutrale stijl). Hier nemen wij als organisatie deel aan een project of een samenwerking. Het afzenderschap van deze neutrale samenwerking wordt visueel gemaakt door middel van een woordmerk (projectnaam). Dat betekent wel dat we als provincie minder herkenbaar zijn en alleen met ons logo vermeld staan tussen de andere logo’s van de deelnemende partijen. We kunnen deze stijl intern faciliteren. De derde en laatste mogelijkheid is een stijl derden. In dit geval is een externe huisstijl leidend en staan we als organisatie met ons logo vermeld tussen de andere logo’s van de deelnemende partijen. Deze stijl is altijd extern belegd.
> Klik hier voor de huisstijl (provincie Gelderland) > Klik hier voor de samenwerkingsstijl (neutrale stijl) > Klik hier voor de stijl derden
Neem voor meer uitleg over toepassing van de verschillende stijlen contact op met collega’s van Communicatieplanning.
Afwegingskader verschillende stijlen
In bepaalde gevallen kun je voor een andere dan de provinciale huisstijl kiezen: de samenwerkingsstijl (neutrale stijl) of stijl derden. Deze keuze maak je in overleg met de communicatieadviseur. > Klik hier voor het afwegingskader verschillende stijlen
Aanbestedingen en raamcontracten
We hebben professionele collega’s en vaste ontwerpbureaus die de huisstijl goed kunnen toepassen. We hebben vaste contracten met leveranciers op basis van aanbestedingen. Denk bijvoorbeeld aan bureaus die voor ons films en animaties maken of zorgen voor de aankleding van advertenties of evenementen. Heb je een (ontwerp)bureau nodig, dan doe je dat altijd via de bureaus waar wij een contract mee hebben.
Inkoopbeleid
Onze communicatiestijl geldt ook wanneer we samenwerken met leveranciers en wij als provincie opdrachtgever zijn of eigenaar zijn van een eindproduct. Voor inkoop, dus opdrachten die wij geven aan derden, geldt dat de leveranciers zich moeten houden aan alle vastgelegde afspraken die op het moment van het tekenen van de inkoopovereenkomst gelden. De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (AIV) worden door alle provincies samen gemaakt. Voor communicatie staan hierin bijvoorbeeld heldere voorwaarden over digitale toegankelijkheid, het bezit en de overdracht van data en het toepassen van de communicatiestijl. Leveranciers zijn dus verplicht om bijvoorbeeld een digitaal toegankelijk rapport op te leveren.
Communicatiekanalen
Communicatiekanalen zijn alle manieren waarmee we onze boodschap de wereld in brengen. Niet alleen een uitzending op televisie of radio is een communicatiekanaal, maar ook een evenement, en onze studio is een kanaal. > Klik hier voor alle communicatiekanalen
Toon en stem
Onze toon en stem is de verzamelnaam voor de manier waarop we praten en schrijven. Het is onderdeel van de schrijfwijzer, die bijvoorbeeld ook richtlijnen bevat over Nederlands taalgebruik, afkortingen en de manier waarop we iemand aanspreken. Handig voor iedereen die weleens mailt, belt of brieven stuurt, dus ook voor jou. Of dat nu GS-brieven zijn of bevestigingen van opdrachten. We doen alles vanuit onze communicatiewaarden. Dit zijn persoonlijk, eigentijds, begrijpelijk en betrouwbaar. Voor meer informatie over onze communicatiewaarden lees ook ‘communicatiewaarden van onze communicatie’ onder ‘Strategische uitgangspunten’.
“Hoe meer we op dezelfde manier communiceren, hoe meer mensen weten: dát is provincie Gelderland!”
Divers en inclusief
Iedereen moet zich in onze communicatie kunnen herkennen. Dat is één van onze strategische uitgangspunten. Dat betekent tekst en beeld (foto, video en animatie) waarin iedereen zich herkent en gelijkwaardig is. Dit zorgt namelijk voor betere betrokkenheid en verbondenheid. Om dat te bereiken, gebruiken we divers en inclusief beeld.
Beelden die passen bij onze samenleving, beelden die de zichtbare en minder zichtbare diversiteit representeren. Daarmee willen we stereotypes vermijden en bepaalde gedachtepatronen doorbreken. Door niet alleen te kijken naar hoe iemand er uit ziet, maar ook naar wat het beeld uitdraagt en wat het verhaal erachter is.
Met diversiteit in beelden bedoelen we dat in onze beelden de verschillen tussen mensen te zien zijn. Bijvoorbeeld in geslacht, leeftijd, geaardheid, eigenschappen, etnisch-culturele achtergrond.
Inclusiviteit zegt iets over hoe we met diversiteit omgaan. Met inclusiviteit in onze beelden willen we laten zien dat de verschillen tussen mensen er mogen zijn en dat we die respecteren. We zorgen dat niemand zich achtergesteld of buitengesloten voelt. Iedereen is gelijkwaardig.
> Klik hier voor meer informatie over een inclusieve samenleving
> Klik hier voor praktische voorbeelden van divers en inclusief beeldmateriaal
Fotografiestijl
Foto’s verduidelijken tekst en maken een webpagina of socialemediabericht aantrekkelijk. De beelden moeten ons beleid verduidelijken. Daarom hebben we een aantal richtlijnen opgesteld waaraan foto’s moeten voldoen. Ook vind je hier meer over auteursrechten en andere praktische zaken. We gebruiken 2 soorten fotografie: conceptgedreven fotografie en redactionele fotografie.
1. Conceptgedreven fotografie
Conceptfotografie zet je in om in 1 beeld en 1 tekstregel het waarom te laten zien; waar de inhoud over gaat. We gebruiken dat voor beleidsprogramma’s en langdurige campagnes. De foto laat in 1 oogopslag zien wat het resultaat van een bepaald programma, beleidskeuze of regeling is. Je krijgt met het beeld antwoord op de vraag ‘wat wordt er bereikt, waarom doen we wat we doen’. Deze beelden zijn goed te sturen. Dat wil zeggen dat de fotograaf een setting creëert met aankleding, licht, geluid op een bepaald moment in een bepaalde omgeving die precies dat beeld oplevert waarmee je het verhaal kan vertellen. Het beeld versterkt de tekst die eroverheen komt. Anders gezegd: tekst en beeld versterken elkaar en vertellen samen het verhaal. Conceptfotografie is kostbaar, maar duurzaam inzetbaar. Je maakt een serie beeldbepalende foto’s, die symbool staan voor een bepaalde periode of voor specifiek beleid. Indien het een campagne betreft, of je voor je communicatiedoelen denkt veel verschillende kanalen in te zetten, dan maak je in 1 serie diverse beelden in dezelfde conceptlijn. Bijvoorbeeld 1 hoofdbeeld voor op een homepage en omslag, een paar afgeleide beelden voor diverse middelen en een paar specifieke beelden voor de verschillende socialmediakanalen. Op die manier zet je conceptfotografie in als herkenbaar element van je communicatiestijl. Voor conceptfotografie werken we samen met de fotografen uit onze raamovereenkomst.
2. Redactionele fotografie
Redactionele fotografie toont een werkelijke situatie. Het zijn snelle beelden die een activiteit van de provincie vastleggen. Deze beelden zijn minder te sturen. Dat wil zeggen, je kan geen situatie ensceneren maar moet het doen met een actuele toestand. Deze beelden zijn geschikt voor bijvoorbeeld een post op sociale media, ter ondersteuning van een live-gebeurtenis. Denk aan een werkbezoek van een gedeputeerde. Of om op voorraad te hebben bij te verwachten situaties die de provincie raken zoals verkeersongelukken waarbij onze wegbeheerders de weg afzetten, de eikenprocessierups en de bestrijding ervan, het strooien van zout op de wegen, bomenkap, uitnodigingen voor evenementen en dergelijke. Deze beelden zijn tijdelijk en altijd ter ondersteuning van de tekst, niet beeldbepalend. Voor redactionele fotografie hebben we beelden in de beeldbank die je kunt gebruiken óf je kunt een van onze fotografen briefen en op pad sturen. Dit gaat altijd via je communicatieadviseur. Gebruik van foto’s in communicatie-uitingen:
- We tonen in conceptuele fotografie altijd positieve beelden. Heldere, kleurrijke, Gelderse beelden.
- We tonen in redactionele fotografie hoe het is, op een zo positief mogelijke manier.
- We geven effecten weer van besluitvorming – niet het proces daarvan.
- Geen vergaderingen, maar de onderwerpen van de vergaderingen; geen overwegingen, maar onderwerpen van de dialoog van de provincie met haar stakeholders.
Klik hier voor onze uitgangspunten voor het gebruik van foto’s
Auteursrechten
Foto’s van anderen mag je niet zomaar gebruiken. Dat geldt voor extern en intern gebruik. Doe je dat toch, dan loop je het risico dat iemand het auteursrecht claimt op een gebruikte foto. Dit is namelijk voor sommige bureaus hun verdienmodel geworden. Wees dus alert op wat je waar gebruikt, vermeld de bron of maak afspraken.
Audiovisuele stijl
Bewegende beelden moeten ons beleid verduidelijken of samenvatten. We hebben een aantal richtlijnen opgesteld waaraan filmproducties moeten voldoen.
- De video is toegankelijk: - De video beschikt over een transcript. - De video heeft ondertiteling.
- In het filmpje zit rechtsboven het (burned-in-)logo van de provincie.
- De video heeft een titel en subtitel (waarom en wat).
- De video is voorzien van het provinciale outro (en waar nodig intro).
- De naam- en functiebalken en alle andere grafische elementen zijn in huisstijl (bumpers enzovoort).
- We geven verder een korte omschrijving met daarin de inhoud van de video.
Het laten maken van audiovisuele producties loopt altijd via de communicatieadviseur. Klik hier voor onze uitgangspunten voor het gebruik van audiovisuele producties
Toegankelijk
Alle video's die online staan, moeten toegankelijk zijn. Dit betekent dat elke video voorzien is van ondertiteling en (waar nodig) audiodescriptie. Het online team plaatst onze video’s op YouTube. Klik hier voor onze uitgangspunten voor de toegankelijkheid van audiovisuele producties
Intern gebruik
Een filmpje voor intern gebruik plaatsen we zonder ondertiteling en transcript. Dit verandert wanneer we de eisen van digitale toegankelijkheid ook voor interne communicatie toepassen.
Live video’s
Live video’s van bijvoorbeeld evenementen of webinars hoeven geen ondertiteling. Wil je deze video’s achteraf beschikbaar maken op YouTube? Dan moeten ze wel ondertiteling krijgen en een transcript.
Verschillende soorten film/video
Er zijn verschillende soorten film. Zo kennen we een animatie, een videoproductie of testimonial. Dit leggen we uit in het hoofdstuk Middelen.
Teken-/illustratiestijl
Tekeningen en illustraties verduidelijken tekst en maken een webpagina of presentatie aantrekkelijk. De illustraties moeten ons beleid verduidelijken. Daarom, en vanwege de herkenbaarheid, hebben we een eigen tekenstijl. Het is niet toegestaan om zelf tekeningen te maken en toe te voegen aan officiële stukken. Onze tekenstijl is continu in ontwikkeling. Zo zijn de figuren in 2022 ‘realistischer’ geworden (beter in verhouding en groter) en zijn er meer steunkleuren toegevoegd in de tekeningen. Ook komen er steeds meer tekeningen bij die te maken hebben met producten en diensten van deze tijd. Op dit moment ontwikkelen en beheren we al veel verschillende tekeningen en figuren. Onze ambitie is om deze, net als fotografie, op te slaan in een tekeningen-/beeldbank zodat iedereen kan zien wat er al is en inspiratie op kan doen en hergebruiken.
Visuele notulen
Voor de verslaglegging van vergaderingen, als samenvatting van brainstormsessies en voor teambuildingsbijeenkomsten maken we vaak gebruik van visuele notulen. Je kunt diverse collega’s vragen om dit voor jouw bijeenkomst te doen. Neem hiervoor contact op met de Servicedesk Bedrijfsvoering. Let op: visuele notulen mogen alleen gebruikt worden bij onofficiële documenten. Worden ze toch onderdeel van officiële stukken, dan moeten ze omgezet worden in huisstijl. Bespreek dit met je communicatieadviseur. Dit is echter nooit in eerste instantie het doel van dit middel.
Begrippenlijst
Op deze begrippenlijst staan veel voorkomende ontwerp- en DTP-begrippen.
Klik hier voor de begrippenlijst