Kwaliteit
Het Besluit omgevingsrecht
Het Besluit omgevingsrecht (Bor) stelt een aantal kwaliteitseisen aan de uitvoering van taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) van de Wabo-taken. Zoals hiervoor aangegeven zijn er inhoudelijke en procesmatige eisen. Hieronder lichten we belangrijke (procesmatige) eisen kort toe. Hoewel deze eisen niet gelden voor de taken die we binnen de provinciale organisatie uitvoeren, sluiten we hier voor deze taken toch zoveel mogelijk bij aan.
24-uurs bereikbaarheid
We hebben een milieuklachtentelefoon, het Provincieloket. We zijn voor klachten bereikbaar via 1 telefoonnummer (frontoffice). Deze meldkamer is 24/7 bereikbaar en zorgt ervoor dat klanten direct en professioneel te woord worden gestaan. Zo nodig wordt de melding doorgezet naar de gemeente of het waterschap. Wanneer een melding/klacht door ons opgepakt moet worden, zorgt het Provincieloket ervoor dat de juiste discipline (water, natuur, bouw, milieu) ingezet wordt. We hebben een consignatiedienst waardoor altijd een medewerker bereikbaar is en ter plaatse kan gaan als dat nodig is. De Gelderse omgevingsdiensten hebben ieder een eigen piketdienst van toezichthouders die buiten kantooruren bereikbaar is. Aandacht blijft nodig voor de tijdige reactie op klachten. In bijlage 4 staat de tevredenheid over klachtenafhandeling samengevat.
Scheiding vergunningverlening/ toezicht en handhaving
Vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds zijn functioneel gescheiden en worden deels uitgevoerd door verschillende teams. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een vergunning, niet ook toezicht houden of handhaven op diezelfde vergunning.
Periodieke roulatie
Om te voorkomen dat na verloop van tijd een toezichthouder te lang betrokken is bij één bedrijf, worden medewerkers bij de omgevingsdiensten periodiek gerouleerd over de bedrijven. Met de start van het programma complexe handhaving dit jaar was er sprake van relatief veel roulatie: er zijn nu minder toezichthouders in de pool en er is een nieuwe verdeling van bedrijven gemaakt.
Monitoring en digitale systemen
We werken bij het bestuderen van resultaten met digitale systemen. Deze systemen worden steeds verder verbeterd om monitoringsgegevens te verbeteren. Waar mogelijk worden digitale systemen binnen het proces beschikbaar gemaakt en, waar al beschikbaar, verbeterd om de datakwaliteit te verbeteren. Real time beschikbaarheid van data draagt bij aan het inzichtelijk maken van naleefdoelstellingen en maakt een betere monitoring mogelijk. Dat was nu nog niet het geval. In 2019 heeft de provinciale organisatie een nieuw systeem gekocht, mede ter voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet. In 2020 is dit systeem in gebruik genomen. Het moet beleids- en sturingsinformatie VTH leveren om de beleidscyclus te kunnen sluiten. De omgevingsdiensten gebruiken vanaf 2020 2 digitale VTH-systemen. De ODRN houdt de vergunningeninformatie en informatie over Brzo-bedrijven bij. Bij de ODRA wordt de toezichts- en handhavingsinformatie van de complexe bedrijven geregistreerd. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de voorgaande jaren waarbij de zeven omgevingsdiensten allemaal een eigen digitaal systeem hadden en eigen producten en diensten. Hierdoor was monitoring en rapportage over sommige resultaten lastig. In 2020 heeft de ODRA de aanschaf van een nieuw digitaal VTH-systeem voorbereid, waarmee in de eerste week van januari 2021 werd gestart. Alle toezichthouders uit de pool gaan werken in dit systeem. Dit systeem wordt zo ingericht dat de ODRA betrouwbaar kan monitoren, bijsturen en rapporteren.
Werkprocessen
De omgevingsdiensten hebben de werkprocessen, de procedures en de bijbehorende informatievoorziening met betrekking tot vergunningverlening en handhaving en het voorbereiden, opleggen en het doorzetten van bestuurlijke sancties, vastgelegd. De toezichthouders bij complexe bedrijven werken nu allemaal via de werkprocessen van het programma complexe handhaving.
Binnen de provinciale organisatie is dat nog niet voor alle werkprocessen het geval. In 2021 gaan we de werkprocessen Omgevingswet-proof maken.
Het sluiten van de beleidscyclus
Aan de ene kant staan er op dit moment weinig concrete doelen in ons VTH-beleid. Aan de andere kant konden onze digitale systemen ook geen beleids- en sturingsinformatie VTH leveren. Vervolg: met de komst van de Omgevingswet zal ook het VTH-beleid aangepast worden. We gaan extra aandacht besteden aan het duidelijk omschrijven van de beleidsdoelen en hoe we die willen monitoren.
Landelijke kwaliteitscriteria
Op 1 juli 2019 zijn de landelijke set van kwaliteitseisen waaraan de omgevingsdiensten moeten voldoen aangepast en werkten we met de nieuwe Kwaliteitscriteria 2.2. Deze gelden ook in 2020. De eisen gaan over procescriteria en robuustheidscriteria. Hoewel deze eisen niet gelden voor de taken die de provinciale organisatie uitvoert, sloten we hier voor deze taken toch zoveel mogelijk hierbij aan.
Provinciale organisatie
Procescriteria
We doorliepen de diverse stappen van de beleidscyclus (Big 8). Hieruit bleek dat de doelen voor VTH niet altijd duidelijk omschreven zijn. Ook werd niet bij alle taakvelden jaarlijks geëvalueerd. Met de komst van de Omgevingswet moeten we het VTH-beleid aanpassen. Dan gaan we hierin een slag maken.
Criteria robuustheid
Voor een aantal taakvelden is de omvang van de werkzaamheden zo klein dat we niet aan de robuustheidscriteria kunnen voldoen (Waterwet, Wet luchtvaart). Dit maakte de uitvoering kwetsbaar. We losten dit op door samen te werken met provincie Overijssel.
Omgevingsdiensten
Vanwege de centralisatie van onze VTH-taken rond complexe bedrijven bij de ODRA en ODRN hoeven we niet van alle omgevingsdiensten te weten of ze aan de kwaliteitscriteria voldoen De ODRA en ODRN controleren of ze aan de eisen voldoen en geven aan welke acties ze ondernemen bij de onderdelen waar ze nog niet voldoen. De ODRA en ODRN hebben na de invoering van de nieuwe kwaliteitscriteria systemen in gebruik genomen waarmee gevolgd wordt of medewerkers aan de opleidings- en ervaringseisen voldoen. De toezichthouders vanuit de verschillende omgevingsdiensten die deelnemen aan de pool voor complexe handhaving moeten aan deze eisen voldoen. Zo niet, dan wordt een opleidingsprogramma opgesteld. De vergunningverleners, specialisten en Brzo-toezichthouders die werken aan onze producten voldoen eveneens aan de kwaliteitscriteria. Wanneer dat nog niet het geval is, werken zij onder supervisie van een gekwalificeerde collega. De ODRA en ODRN controleren naast de opleidingseisen of de medewerkers voldoende vlieguren maken om de taken goed uit te kunnen voeren.
Klanttevredenheidsonderzoek is één van de kwaliteitseisen voor de omgevingsdiensten. De resultaten staan in bijlage 4.
Professionalisering
De samenleving verwacht dat we onze taken professioneel en goed uitvoeren. Hiervoor is het nodig dat we blijven verbeteren en kritisch naar ons werk kijken. We beschrijven in deze paragraaf de programma’s en projecten die we uitvoerden om de taakuitvoering te verbeteren.
Programma Voorbereiden op de Omgevingswet De invoering van het VTH-instrumentarium onder de Omgevingswet is onderdeel van een aantal provinciale kern-instrumenten, die daarom in samenhang moeten worden ingevoerd. Het betreft de omgevingsvisie Gaan voor Gaaf, de beleidsprogramma’s, de verordening, en het projectbesluit. Deze hebben allemaal in meer- of mindere mate invloed op de inrichting van de VTH-taken en -processen. Om die reden hebben we in 2020 vaak afgestemd met de opstellers van de nieuwe verordening, de beleidsprogramma’s en de bij het projectbesluit betrokken collega’s.
Voor de invoering van de Omgevingswet werken we volgens 3 sporen.
1. Spoor wet en kaderstelling:
- In 2020 is de juridische impactanalyse afgerond. We hebben gekeken welke gevolgen de Omgevingswet heeft voor de uitvoering van onze VTH-taken, voor wat betreft de inhoud en procedures. We bekeken ook op hoofdlijnen hoe de processen moeten worden aangepast.
- Een ander belangrijk gevolg van de Omgevingswet is dat er mogelijk veranderingen komen in de onderdelen waarvoor de provincie bevoegd gezag is. In 2020 zijn we begonnen met in kaart brengen op welke gebieden dat kan zijn, en welke gevolgen dat heeft. Voorbeelden hiervan zijn: een verschuiving in de bodemtaken, toezicht op de grondwaterbeschermingsgebieden en een verschuiving in de complexe bedrijven waarvoor de provincie bevoegd gezag is. We werken dit verder uit in 2021.
2. Digitaal spoor:
- Naast de juridische impactanalyse hebben we gekeken welke gevolgen de invoering van de Omgevingswet heeft voor de aansluiting op het DSO en wat we daarvoor moeten doen.
- Bij VVHH werd het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen. Dit vormt de nieuwe basis voor de koppeling met het DSO. Hierna koppelden we ons systeem aan het DSO. Daardoor kunnen we nu meldingen van initiatieven te ontvangen.
3. Spoor anders werken:
- De invoering van de Omgevingswet betekent ook dat de termijnen voor veel van onze VTH-taken veel korter worden. Daarom moeten we de processen opnieuw ontwerpen, met daarbij afspraken met in- en externe partners over hoe we samenwerken bij vergunningaanvragen of het overleg dat daar vaak aan vooraf gaat. In 2020 is het traject gestart om dit met deze partners af te stemmen. Dit loopt door tot in 2021, gecombineerd met het herontwerp van de processen.
- Een ander belangrijk onderdeel van dit spoor is het overbrengen van inhoudelijke kennis, het voorlichten over hoe procedures en systemen veranderen en het gaan werken volgens de bedoelingen van de Omgevingswet. Vanwege het uitstel van de Omgevingswet is dat leer- en ontwikkeltraject uitgesteld tot in de periode na de zomer van 2021. Dit doen we omdat zo’n traject het meest effectief is, als dat direct voorafgaat aan de verandering.
Het programma bevat zowel het Omgevingswet-proof maken van de eigen taken, als de taken die wij hebben ondergebracht bij de omgevingsdiensten. In 2020 hebben wij hier vaak met de omgevingsdiensten ODRA en ODRN over overlegd. In het najaar van 2020 is voor het jaar 2021 een apart projectplan opgesteld. De omgevingsdiensten hebben eigen programma’s en projecten om zich voor te bereiden op de Omgevingswet. Er is extra aandacht voor de veranderingen bij de provinciale taken en wat er moet gebeuren om klaar te zijn als de Omgevingswet gaat gelden.
Project automatisering VVHH
Aankomende wet- en regelgeving, zoals de Wet digitale overheid en de Omgevingswet, verplicht ons verder te digitaliseren, bepaalde informatie bij te houden, zaakgericht te werken en/of informatie te delen. In 2020 begonnen we met de implementatie van ons nieuwe automatiseringssysteem. Dit kostte veel tijd en energie.
Project Vereenvoudiging standaard voorschriften VVHH
Voorschriften moeten actueel, eenduidig en duidelijk zijn. Voor de vergunninghouder, maar ook voor de toezichthouder/handhaver. Wat vragen we van de vergunninghouder en waarom? In 2019 zijn we gestart met de inventarisatie en analyse van de voorschriften voor open bodemenergiesystemen. In 2020 voerden we de analyse uit van de voorschriften voor luchtvaart en ontgrondingen en pasten we de voorschriften van deze 2 kleursporen aan. De analyse voor het kleurspoor natuur voerden we niet uit, omdat de vergunningverleners daar geen tijd voor hadden. Afgesproken is om de verdere aanpassing mee te nemen in het traject implementatie Omgevingswet.
Project verkenning innovatieve toezichtinstrumenten
In 2020 is nagegaan of illegale ontgrondingen kunnen worden opgespoord via het meten van hoogteverschillen door satellieten. Deze techniek wordt namelijk ingezet om bodemdaling en bodemverzakking in kaart te brengen en maakt gebruik van het weerkaatsen van radargolven op het aardoppervlak. De conclusie was dat deze techniek niet geschikt is voor ontgrondingen omdat de radartechniek met name goed werkt op een harde ondergrond zoals wegen en gebouwen.
Verder is nagegaan of satellietfoto’s in zichtbaar licht, gebruikt zouden kunnen worden om toezicht te houden op bestaande (grootschalige) zand- en klei-ontgrondingen. De conclusie was echter dat er te weinig zichtbare beeldelementen en te weinig goed zichtbare veranderingen zijn tijdens de ontgronding om te kunnen dienen als aanknopingspunt voor toezicht. Daarnaast speelt bij een ontkleiing mee dat het contrastverschil tussen nieuwe en oude delen van de ontgronding op satellietfoto's te laag is.
We namen deel aan een interprovinciaal project voor het op afstand in ‘real time’ uitlezen van gegevens van luchtwassers. Dit heeft in 2020 nog niet tot een concreet resultaat geleid.
Ook voerden we een verkenning uit om vast te stellen of de jarenlang verzamelde informatie van het zaakvolgsysteem ‘Coördinatiemodule’ van de afdeling VVHH, te gebruiken is als bron voor een ‘big data’-project. Geconcludeerd is dat de database van de coördinatiemodule zich daar om diverse redenen niet voor leent. Op termijn zal een inhoudelijke database in relatie tot het nieuwe zaakvolgsysteem een dergelijk project wél mogelijk maken. Maar dat moet ook dan eerst verkend worden.
Het innovatieve toezichtinstrument ‘Bomenmonitor’ is in 2020 uitgebreid met een invoerapplicatie, zodat kapmeldingen rechtstreeks op kaart kunnen worden gezet. Daardoor hebben toezichthouders een goed overzicht over hun werkvoorraad, ook voor de locaties waar herplantplichten zijn opgelegd.
Preventie Het doel van preventie is de naleving van regels te vergroten en overtredingen te voorkomen. Dit instrument zetten wij op verschillende manieren in 2020 in. Door omgevingsdialogen proberen wij klachten te voorkomen en het overleg tussen initiatienemers en omwonenden/belanghebbenden te verbeteren. Ook is er aandacht voor vooroverleg en een omgevingstafel. Daarnaast informeerden de omgevingsdiensten bedrijven actief over belangrijke zaken, zoals het brandgevaar van bulkopslagen en de regelgeving asbestdaken.