Zo schrijven wij

Toon en stem

Provincie Gelderland heeft een eigen ‘toon’ en ‘stem’. Onze toon en stem zijn deel van onze identiteit. Onze toon kiezen we op basis van wat we willen bereiken. We hebben de toon en stem 4 waarden meegegeven. Die zijn:

We zijn persoonlijk

Menselijk, vriendelijk en respectvol

We zijn eigentijds

Eigentijds Fris, actueel, actief

We zijn begrijpelijk

Eenvoudig, beknopt, ter zake

We zijn betrouwbaar

Consequent, oprecht, verantwoordelijk

Deze 4 waarden geven je de mogelijkheid om de juiste toon te kiezen bij de rol die we innemen. De rol van partner, wetgever of handhaver of de toon van betrokken willen zijn bij elkaar. Met elkaar vormt het één harmonieus geheel.

> Klik hier voor een uitgebreide uitleg over het uitgangspunt ‘We zijn persoonlijk’

> Klik hier voor een uitgebreide uitleg over het uitgangspunt ‘We zijn eigentijds’

> Klik hier voor een uitgebreide uitleg over het uitgangspunt ‘We zijn begrijpelijk’

> Klik hier voor een uitgebreide uitleg over het uitgangspunt ‘We zijn betrouwbaar’

Spelling

Door nauwkeurig te spellen, laat je zien dat je zorgvuldig bent. Mensen verwachten van de overheid ook het goede voorbeeld. Alle reden om foutloos te schrijven. We schrijven correct Nederlands volgens de officiële spelling van het Groene Boekje. Meer weten? Kijk op taaladvies.net of woordenlijst.org.

Nederlands is het uitgangspunt

We schrijven en praten Nederlands. Dat zijn we ook wettelijk verplicht. Dat betekent dat je alleen Engelse woorden of termen gebruikt als er geen goede Nederlandse vertaling is. Engels zien we steeds meer in onze taal, denk maar aan alles wat tegenwoordig ‘smart’ heet. Maar smart kan gewoon vertaald worden met slim. Dit verengelsen zien we in bepaalde beroepen en bij bepaalde bevolkingsgroepen en helaas ook veel in managementtaal. Ook de straattaal staat bol van de buitenlandse taalinvloeden. Zoals bro, chill en cool. Gebruik deze termen niet. Het klinkt misschien populair, maar leidt juist niet tot betere communicatie. Uit onderzoek blijkt dat niet iedereen Engelse termen meteen begrijpt. Een tekst vol met Engelse termen werkt vervreemdend. Daarnaast wordt een term of woord vaak fout gebruikt of fout vervoegd.

Vervoegen van Engels

Moet je toch Engelse woorden gebruiken, let dan goed op de vervoeging van deze woorden. Het oude ezelsbruggetje ’t kofschip x’ is daarbij handig. Voorbeeld: streamen - streamt - streamde - gestreamd Raadpleeg voor meer uitleg de website van Genootschap Onze Taal.

> Klik hier voor informatie over de wettelijke verplichting

Onze naam

We schrijven onze naam: provincie Gelderland, zonder het lidwoord de. Provincie schrijven we met een kleine letter. We schrijven niet ‘Gelderland’ als we het over onze organisatie hebben. Gelderland is immers het gebied, de provincie op de landkaart.

Afdelingsnamen

We zijn één organisatie. In externe uitingen noemen we geen programma’s of afdelingen. Onder je handtekening laat je deze ook weg.

Dus niet: ‘Programma Steenbreek verleent u subsidie’, maar: ‘Provincie Gelderland verleent u subsidie’.

Wanneer gebruiken we hoofdletters?

• Bij namen van unieke personen, afdelingen, plaatsen, instellingen en historische gebeurtenissen. Bijvoorbeeld afdeling Communicatie, team Online, provincie Gelderland.
• Bij titels van documenten of programma’s
• Alleen het eerste woord krijgt een hoofdletter, tenzij er namen in de titel staan.
• Beroepen, functies en rollen schrijven we met een kleine letter. Zoals commissaris van de Koning en gedeputeerde Vreugdenhil.
• Bij aardrijkskundige namen en afgeleiden daarvan, zoals de Rijn, Gelderse kastelen. Windstreken schrijven we met een kleine letter, behalve als de richting of windstreek deel uitmaakt van een aardrijkskundige aanduiding: Zuidoost-Gelderland.
• Bij de meeste wetsnamen krijgt alleen het eerste woord een hoofdletter: Wet open overheid.
• Talen: Engels, Fries, Standaardnederlands, Limburgs, Vlaams, Indo-Europees;
• Feestdagen: Hemelvaart, Pasen, Moederdag, Kerstmis, Nieuwjaar.

Afkortingen

We gebruiken zo min mogelijk afkortingen. Woorden als m.a.w. (met andere woorden), d.w.z. (dat wil zeggen) en enz. (enzovoorts) schrijven we altijd voluit. Eigennamen van organisaties en instellingen, bijvoorbeeld ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), schrijven we de eerste keer voluit met erachter tussen haakjes de afkorting. Vervolgens herhalen we het hele woord als we de afkorting 5 à 6 keer hebben gebruikt, want op een gegeven moment is de betekenis uit het geheugen van je lezer verdwenen. Afkortingen die (doorgaans) als zodanig worden uitgesproken, krijgen geen punten (btw, bv, cao, cv, ddos-aanval, vut, Wajong, ehbo, hbo, mbo, lhbtiq+, pc, pvc, tv en vwo).

Accenten, super- en subscript

Woorden met accenten zijn vaak lastig. Denk aan woorden zoals enquête en café. Zorg voor de juiste accenten. Dat geldt ook voor super- en subscripts bij woorden zoals het veelgebruikte CO₂-reductie. Karakters in superscript zijn hoger uitgelijnd (E=MC2), karakters in subscript zijn lager uitgelijnd (CO₂-reductie).

Twijfel je over de spelling van een woord? Kijk dan op woordenlijst.org.

Cijfers en getallen

Getallen

Het uitgangspunt is dat we alle getallen in cijfers schrijven. Dit om de leesbaarheid op het beeldscherm te vergroten. Voorkom te lange getallen. Combineer miljoenen, miljarden enzovoort met het woord: 3 miljoen, 5 miljard. In dit hoofdstuk vind je alle verdere richtlijnen voor cijfers en getallen.

In brieven en documenten is de volgende regel toegestaan.

Uitschrijven in letters mag voor:

• getallen tot twintig: twee, negen, zeventien, achtste
• tientallen tot honderd: twintig, vijftig, tachtigste
• honderdtallen tot duizend: driehonderd, negenhonderd
• duizendtallen tot en met twaalfduizend: zesduizend, tienduizendste
• de woorden miljoen, miljard, biljoen, vier miljoen, zeven miljardste
• Deze woorden kunnen gecombineerd worden met cijfers: 22 duizend, 123 miljoen, 36 miljard.

Andere afspraken over getallen: In getallen van 4 of meer cijfers markeert een punt de duizendtallen:

7.600

70.000

234.000

€ 2.300

In de volgende gevallen worden getallen altijd in cijfers weergegeven, ook op papier:

• Exacte waarden, zoals maten, temperaturen, gewichten en jaartallen, zijn altijd in cijfers: ‘In de bebouwde kom is de maximumsnelheid 50 km/uur’, ‘Morgen wordt het 14 ºC’, ‘Een hotelovernachting kost € 100 per persoon’.
• Bij het nummeren van de onderdelen van een groter geheel of van een reeks, verdienen cijfers de voorkeur: ‘hoofdstuk 1’, ‘paragraaf 3.4’, ‘optie 1 en optie 2’, ‘deel 1 tot en met 7’, ‘klas 5’, ‘groep 6’.
• Cijfers hebben de voorkeur als er anders een rare mix van woorden en cijfers ontstaat. Dus niet: ‘Van de 45 deelnemers zijn er zeventien gezakt en 28 geslaagd’, maar liever: ‘Van de 45 deelnemers zijn er 17 gezakt en 28 geslaagd.’

Getallen in grafieken In grafieken willen we dat alle bedragen even lang zijn. Daarom gebruiken we hier ,00 voor hele bedragen en geen streepje.

Percentages

Bij de weergave van percentages kiezen we cijfers: 50% van de Nederlanders. Tussen 50 en % komt geen spatie.

Bedragen

€ 15.000.000 (in een tabel; in de tekst kies je voor € 15 miljoen)

€ 1.500

€ 15

Voor een bedrag zet je altijd een € (euroteken). Tussen het getal en het euroteken staat een spatie. Houd het getal zo kort mogelijk. Veel mensen kunnen bedragen van meer dan 100.000 moeilijk lezen. Dan is de voorkeur om bijvoorbeeld € 5 miljoen te schrijven. Miljoenen ronden we waar mogelijk af op 1 getal achter de komma: € 1,6 miljoen. Tot slot: we zetten een punt (.) na duizendtallen en miljoentallen. Zo houden we het overzichtelijk: 100.000; 1.000.000.

Datum

15 januari 2022

27 maart tot en met 5 april

We schrijven data zo volledig mogelijk uit, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. In GS-brieven, brieven naar partners of derden én op de website schrijf je altijd het jaartal erbij. Gebruik geen tijdsaanduidingen als ‘volgende maand’, ‘afgelopen periode’ of ‘afgelopen jaar’. Als iemand later een document opvraagt of het leest via de website, dan weet diegene meteen over welke datum of periode het gaat.

Tijd

De tijd vermeld je als volgt:

08.00 uur

12.10 uur

13.35 uur

Telefoonnummers

Telefoonnummers schrijven we zonder haakje of streepje. We groeperen de telefoonnummers in tweetallen (zonodig beginnen met een groep van drie). Het netnummer kan bestaan uit 3 of 4 cijfers. Die houden we bij elkaar.

026 123 45 67

0252 52 34 12

Bij het mobiele nummer komt de 06 los te staan.

06 12 34 56 78

Bij internationale nummers met netnummer zetten we het netnummer of 06-nummer los.

+31 6 54 32 23 45

+31 20 623 45 67

Aanhalingstekens

Citaten: dubbele aanhalingtekens

Voor citaten van bijvoorbeeld een gedeputeerde in een tekst gebruik je dubbele aanhalingstekens. “...”

Komt er voor het citaat een dubbele punt? Schrijf dan het eerste woord met een hoofdletter. Plaats het aanhalingsteken na de punt of de komma van het citaat.

Voorbeeld: Gedeputeerde Peter Drenth: “Ik ben zeer tevreden over dit resultaat.”

Verwijzingen: enkele aanhalingstekens

Soms is het nodig om nieuwe begrippen, titels van artikelen of verwijzingen tussen aanhalingstekens te zetten. Dan gebruiken we enkele aanhalingstekens.

Voorbeeld: Het boek met de titel ‘Allen voor één en één voor allen’ wordt veel gelezen.

Opsommingen

Opsommingen kunnen een tekst verhelderen en korter maken. Het structureert de tekst. Wanneer gebruik je een hoofdletter, dubbele punt of een puntkomma? Hier staat hoe wij het doen.

• Bestaat de opsomming uit hele zinnen? Begin met een hoofdletter en eindig met een punt (of vraagteken).
• Bestaat de opsomming uit woordgroepen of zinsdelen die de eerste zin aanvullen? Begin met een kleine letter en eindig met een puntkomma. Eindig het laatste onderdeel met een punt.
• Bestaat de opsomming uit 1 of 2 losse woorden? Begin met een kleine letter en laat leestekens weg.

Een opsomming bestaat meestal uit een of meer inleidende zinnen met daaronder de onderdelen van de opsomming. De inleidende zin eindigt met een dubbele punt.

> Klik hier voor voorbeelden van opsommingen

‘Gemengde’ opsomming

Het komt nogal eens voor dat de delen van een opsomming ongelijk zijn: soms een hele zin, soms een deel van een zin en soms een of enkele losse woorden. Probeer eerst de structuur van de opgesomde delen gelijk te trekken. Lukt dat niet, kies dan voor de vormgeving die er het best uitziet.

Opmaak van opsommingen

We gebruiken voor opsommingen de puntjes of bullits. Gebruik geen andere leestekens, icoontjes of plaatjes. Dat komt de leesbaarheid niet ten goede. En nog belangrijker: dat staat de toegankelijkheid van je tekst voor slechtzienden en blinden in de weg.

We gebruiken genummerde lijsten alleen als de nummering nodig is voor rangorde of vaste volgorde.

Voorbeeld

We hebben 4 scenario’s opgesteld waaruit een keuze kan worden gemaakt:

1. volledige sloop en nieuwbouw
2. gedeeltelijk sloop, nieuwbouw en renovatie bestaande bouw
3. geheel renoveren
4. niks doen

Hyperlinks

Hyperlinks zijn links naar websites en documenten die op een andere plaats staan. Hierdoor kunnen lezers digitaal meer informatie vinden op een andere plek.

• We maken betekenisvolle links, dus niet ‘klik hier’, of ‘ga naar www...’ maar bijvoorbeeld ‘Lees verder op de website van Snelfietsroutes Gelderland’.
• De link staat op een logische plek in de lopende tekst.
• De linktekst houden we zo kort mogelijk, maar houd er wel rekening mee dat de tekst te begrijpen moet zijn zonder context.
• Is de link niet aanklikbaar (bijvoorbeeld in een brochure of op een bord langs de weg) verkort dan indien nodig de URL.
• De hyperlink is onderstreept. En het is duidelijk waar je terecht komt als je op de link klikt of naar de URL toegaat.
• Controleer de link altijd.

Brieven en e-mails

We hebben formats gemaakt voor brieven in Xential. Deze gebruik je om een fysieke brief per post te versturen én kun je ook gebruiken als bijlage bij je e-mail. Een e-mail is ook een brief. Deze moet ook voldoen aan bepaalde vormvereisten. Zeker als dit een formele mail is of een antwoord op een vraag van een relatie of een inwoner. Denk je ook aan goed archiveren? Dat doe je in DocBase en niet in je persoonlijke mailbox. In dit deel vind je richtlijnen en tips, ook voor specifieke brieven als PS- en bewonersbrieven.

Titel en subtitel

Boven een brief kunnen een titel en een subtitel staan. Bijvoorbeeld als titel ‘Besluit’ en als subtitel ‘Verlenen subsidie’. Titel en subtitel zijn niet verplicht.

In een e-mail zet je in de onderwerpregel een duidelijke titel waaruit de ontvanger meteen kan afleiden waar het over gaat.

Zaaknummer ook in e-mails Het zaaknummer zet je als eerste in de onderwerpregel. Zo kun je gemakkelijk archiveren en later mails weer terugvinden.

Onderwerp Elke brief heeft een onderwerp. Dit onderwerp is maximaal 80 tekens over 2 regels. Dit is inclusief spaties en leestekens. Let op als er lange woorden in een onderwerp staan: doordat deze woorden worden afgebroken, heb je minder dan 80 tekens tot je beschikking. Bestaat het onderwerp uit langere woorden, dan gebruiken we minder tekens.

Zet in e-mails het onderwerp in de onderwerpregel na het zaaknummer. Aanhef We gebruiken standaard ‘Beste’ in brieven. Dit staat als voorkeur ingesteld. Dit maakt de brieven persoonlijker. Alleen in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld bij aanmaningen) kunnen we dit vervangen door ‘Geachte’. Hiervoor is een keuzeoptie in de brievengenerator. We spreken de ontvanger aan met meneer/mevrouw, dus ‘Beste meneer Achternaam’. Voorletters komen niet in de aanhef, maar in de adressering. Behalve als we het geslacht niet kennen of de geadresseerde dit niet vermeld wil hebben. Dan gebruiken we wel de voorletters in de aanhef, anders komt het wat bot over en dat past niet bij het uitgangspunt ‘persoonlijk’. Regenboogmotie Provinciale Staten hebben een motie aangenomen: de regenboogmotie. Kern is dat we mensen niet meer expliciet vragen of ze man of vrouw zijn als dat niet nodig is. Als mensen aangeven dat ze dit onderscheid niet wensen, gebruiken we dit ook niet meer. We gebruiken dan de voorletters - indien bekend - om misverstanden te voorkomen. (Iemand weet dan wel dat het om L. Janssen gaat en niet om P.L. Janssen.) Aanhef groepen Schrijf je een brief aan bijvoorbeeld een gemeenteraad of college van burgemeester en wethouders (college van B en W), gebruik dan ook ‘Beste’, of gebruik ‘Geachte’ en laat woorden als ‘leden van’ weg. De voorkeur is om ‘Beste’ te gebruiken. Voorbeelden van de aanhef:

• Beste meneer Verhoeven
• Beste mevrouw Van de Zande
• Beste mevrouw Liebregts
• Beste L. Verhoeven (regenboogmotie)
• Beste leden van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Overbetuwe
• Geacht college van burgemeester en wethouders gemeente Overbetuwe
• Beste leden van de directie van Friesland Campina
• Geachte directie van Friesland Campina

Tussenkopjes

Elke alinea krijgt een tussenkopje. Op die manier kunnen lezers de brief scannen en snel de juiste informatie vinden. Tussenkopjes zijn een soort samenvatting. Gebruik dus niet één woord, maar maak een soort krantenkopje van een paar woorden. Gebruik zo min mogelijk lidwoorden. Dezelfde techniek gebruik je ook in e-mails.

Voorbeeld tussenkopjes

Niet zo: Participatie

Maar zo: Hoe u kunt meedoen

Niet zo: Klacht

Maar zo: U heeft een klacht

Tekstlengte

• Een brief is maximaal 2 pagina’s. Beperk je tot de essentie. De rest van de informatie gaat naar de bijlage. Dat geldt zeker voor juridische informatie.
• In de eerste alinea vermeld je altijd meteen waar de brief over gaat of wat de kernboodschap is. Je valt dus als het ware met de deur in huis. Dat doe je wel respectvol en vriendelijk. De tekstlengte in je e-mail kan beduidend korter. 500 woorden is het maximum. Wees kort en krachtig. Bedenk dat de meeste mensen je e-mail op de smartphone lezen.
• Vanuit een e-mail kun je voor meer informatie doorverwijzen naar bijvoorbeeld onze website. Verstuur geen grote bestanden, maar maak een pdf, verklein het plaatje of stuur een link.
• Een alinea is gemiddeld 5-7 regels en behandelt 1 onderwerp.
• Een zin is gemiddeld 12-14 woorden.

Ondertekenen

We ondertekenen met onze voor- en achternaam. We gebruiken geen titels. Gebruik je Xential, de brievengenerator, dan verschijnt automatisch de goede ondertekening. Ook in mandaat ondertekent de gemandateerde met voor- en achternaam. Onder je naam komt je rol. Dat is dus bijvoorbeeld projectleider. En geen Realisator. We hebben duidelijke mandaatregels. Pas die ook toe.

Een persoonlijke noot

Je kunt afsluiten met een persoonlijke boodschap in de ik-vorm als je ook ondertekent met je eigen naam. Het geeft in bepaalde gevallen een persoonlijke noot aan een brief. Bijvoorbeeld: ‘Ik wens u veel succes met uw project’. Houd wel altijd professionele afstand. Ook al ken je de ontvanger heel goed. Wees je bewust van je rol als ambtenaar.

Met vriendelijke groet of hoogachtend

Sluit af met ‘Met vriendelijke groet’. Hoogachtend gebruik je echt alleen indien er een zeer formele verhouding is en we een fikse formele afstand nodig hebben tot de geadresseerde. Dit geldt dus alleen in juridische procedures.

Ondertekenen namens Gedeputeerde Staten

Na ‘Met vriendelijke groet’ gebruiken we in alle formele correspondentie (en dat is in veel gevallen tegenwoordig een e-mail): ‘namens Gedeputeerde Staten van Gelderland’ met een kleine letter en zonder komma aan het einde. Dit is een wettelijke verplichting op grond van de Provinciewet. In je mail gebruik je de standaardhandtekening in Outlook. Stel deze ook zo goed mogelijk in in je webmail.

E-mailhandtekening

Onze e-mailhandtekening is kort, compact én eigentijds. Een uniforme digitale handtekening vergroot de herkenbaarheid en het gemak voor de ontvanger.

In je handtekening staan:

• voor- en achternaam
• rol in de organisatie (let op: dat kunnen er meerdere zijn)
• telefoonnummer
• socialemedia-accounts
• werkdagen
• logo

Wat staat er niet in:

• Geen titels: het gaat er niet om wat je hebt gestudeerd maar om wie en wat je bent.
• Geen toevoegingen over bijvoorbeeld het milieu. Dat is belerend en onnodig.
• Geen disclaimer of verwijzing naar privacyrichtlijnen. Deze staan al op de website.
• Geen plaatjes of slogans. De meeste mensen hebben plaatjes uitstaan omdat e-mails anders onnodig zwaar worden.

NB: een 'banner' (foto met tekst) mag je voor maximaal 3 maanden onderaan je handtekening plaatsen. De banner is klikbaar en bevat een oproep tot actie. Deze banners horen bij een provinciale campagne. Zoals de Dag van Gelderland of de verkiezingen voor de Provinciale Staten.

De handtekening ziet er zo uit:

NB: een 'banner' (foto met tekst) mag je voor maximaal 3 maanden onderaan je handtekening plaatsen. De banner is klikbaar en bevat een oproep tot actie. Deze banners horen bij een provinciale campagne. Zoals de Dag van Gelderland of de verkiezingen voor de Provinciale Staten.

De handtekening met banner ziet er zo uit:

Standaardalinea’s voor bezwaarclausules

Onder al onze besluiten gebruiken we een standaardtekst voor het geval mensen bezwaar willen maken.

Stappenplan voor een brief of brief in e-mail

> Klik hier voor het stappenplan voor een brief of brief in e-mail

Specifieke tips

> Klik hier voor specifieke tips voor bewonersbrieven

> Klik hier voor specifieke tips voor PS- en GS-brieven