Zo presenteren wij ons
We communiceren op allerlei manieren met inwoners en organisaties. We kiezen steeds het best passende middel om ons communicatiedoel te bereiken. Samen met een communicatieadviseur kies je de juiste middelen, zodat je boodschap goed overkomt. In dit hoofdstuk bieden we je een overzicht van wat er zoal is.
We werken voor het maken van middelen samen met specialisten in huis en externe partijen met wie we een contract hebben. Zo weet je zeker dat een middel voldoet aan de huisstijl en alle wettelijke regels zoals toegankelijkheidseisen. We hebben veel ‘standaard’ middelen, die we snel en makkelijk kunnen produceren. In overleg met je communicatieadviseur is soms maatwerk mogelijk. Hier zijn wel extra kosten en productietijd aan verbonden.
> Klik hier voor de lijst met externe partijen met wie we een contract hebben (inlog vereist)
Advertenties
Voor vaste advertenties hebben we formats en een speciaal contract met een mediabureau. We plaatsen advertenties voor een aankondiging van een informatieavond of een kennisgeving van een vergunning. Deze formats zijn bij het advertentiebureau bekend. Wil je buiten deze formats voor een speciaal doel of activiteit een advertentie plaatsen, dan moet deze speciaal ontworpen worden. Dat kost extra tijd en advertenties zijn vaak kostbaar. Overweeg dit goed.
> Klik hier voor informatie over het plaatsen van een advertentie (inlog vereist)
Applicaties
Bij de aanschaf van bestaande applicaties en bij het ontwikkelen van nieuwe applicaties brengen we de omgeving waarin gewerkt wordt (zoveel mogelijk) in provinciale huisstijl. De werking en het doel staan hierbij altijd voorop, maar het is wenselijk dat elke applicatie (zoveel mogelijk) aanvoelt als een omgeving van ons. Het moet voor de gebruiker meteen duidelijk zijn dat het om een digitale omgeving van de provincie gaat. Ben je betrokken bij een aanbesteding voor een bestaande applicatie of een nieuwe release? Neem dan voor onze ‘toon en stem’ én huisstijl contact op met Communicatieplanning via communicatieplanning@gelderland.nl.
Audiovisuele producties
Wij communiceren ook via film/video en podcast.
Film en video
Onze films en video’s moeten qua intro, leaders en bumpers voldoen aan onze stijl. Leaders en bumpers worden gebruikt voor onderbreking of overgang naar het volgende onderwerp of filmpje. Ze duren meestal maar een paar seconden. Films en video’s kunnen intern gemaakt worden of door een externe vaste leverancier. Houd rekening met lange doorlooptijden. Je moet zorgen voor een goede briefing en een scenario. Dat betekent dat je al heel veel moeten weten over het onderwerp en hoe dit filmisch eruit komt te zien. Ga je opnemen met acteurs? En waar zijn de locaties? Wie regelt deze locaties? In een film en video kunnen ook animaties en infographics worden gebruikt. Als deze nog gemaakt moeten worden kun je doorlooptijden hebben van 3 tot 5 maanden. De communicatieadviseur zorgt voor de begeleiding van het maakproces.
Podcast
Een podcast is een audioprogramma dat luisteraars specifieke informatie geeft. Het lijkt op een radio-uitzending, maar bij een podcast bepaalt de luisteraar zelf het moment van luisteren. Wij gebruiken Blue BillyWig om podcasts te hosten, het ontsluiten gaat via een audiostreamingsdienst zoals Spotify. We werken momenteel aan een format en huisstijlelementen hiervoor.
- Het moet duidelijk zijn met welk doel we deze podcast uitzenden en dat de provincie de afzender is.
- De podcast moet worden uitgeschreven (transcript), met vermelding van wie wat zegt. Dit om hem toegankelijk te maken voor iedereen.
- Indien beschikbaar, voeg de muzikale leader toe.
Auto’s/voertuigen
Alle onze auto’s zijn herkenbaar door vaste kenmerken. De leenauto’s waar wij als medewerkers mee mogen rijden en de auto’s van Beheer en Onderhoud Wegen. Voor de veiligheid op de weg en van onze medewerkers hebben de werkauto’s een opvallend design van strepen waardoor ze goed opvallen (signaalbelettering). Delen van de signaalbelettering zijn van retroreflecterende folies. Deze folie weerkaatst licht en zo zijn de auto’s ook ’s nachts goed zichtbaar.
Bewegwijzering
Bewegwijzering kennen we op veel manieren:
- Hectometerpaaltjes langs de provinciale wegen. Deze zijn standaard voorzien van de provinciale kleuren.
- Borden die de weg wijzen naar een bepaalde eenmalige bestemming buiten. Bijvoorbeeld om de plek van een informatiebijeenkomst aan te duiden.
- Borden met een meer permanent karakter
- Borden die wijzen hoe je je weg kunt vinden in het Huis der Provincie.
Brochures, rapporten e.d.
Drukwerk
Onder drukwerk vallen brochures, flyers, uitnodigingen, factsheets en andere materialen. Deze worden opgemaakt en gedrukt door specialisten. Dit kan in huisstijl of samenwerkingsstijl. We zijn terughoudend in het maken van drukwerk en geven de voorkeur aan digitale informatie.
Brochure, folder, flyer, factsheet
Afhankelijk van de hoeveelheid tekst en het communicatiedoel kun je kiezen of je een brochure, folder, flyer of factsheet maakt. Die is altijd in A4 of A5 formaat. We hebben basisdocumenten (InDesign) voor deze formaten. Daar werken de professionele collega’s en vaste ontwerpbureaus mee. Ook hebben we basisdocumenten/-ontwerpen voor middelen zoals een poster, uitnodiging, vouwvel, boek of krant. Informeer eens naar de mogelijkheden bij Communicatieplanning. Inspiratie nodig? Zij hebben ook voorbeelden van eerdere producties. Vaak wordt er van een gedrukt middel een pdf gemaakt om online te delen. Bedenk daarom vooraf goed hoe je URL’s en mailadressen vermeldt en zorg dat de teksten en afbeeldingen voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid.
Rapporten
Wanneer we als provincie een externe partij opdracht geven voor onderzoek en zij leveren hiervoor een rapport op, gelden de Algemene Inkoopvoorwaarden. Voor communicatie staan hierin heldere voorwaarden over digitale toegankelijkheid en het bezit en de overdracht van data. Leveranciers zijn verplicht om een digitaal toegankelijk rapport op te leveren. Stem vooraf met je communicatieadviseur af wat je met de resultaten van het rapport gaat doen. Is het ter onderbouwing van nieuw beleid en wil je het later in het proces naar GS of PS brengen? Wil je dat het extern gecommuniceerd kan worden? Dan moet je rekening houden met de afzender. Er zijn 2 opties:
- helemaal in de huisstijl van de onderzoekende partij
- helemaal in de huis- en communicatiestijl van de provincie
Klik hier voor de uitgangspunten voor rapporten en huisstijl
Correspondentie(set)
Voor alle correspondentie geldt dat meteen duidelijk moet zijn dat deze van ons afkomstig is. Daarom hebben we formats gemaakt. Voor een brief, een vervolgvel, een factuur. Deze vind je in Xential. Gebruik deze ook voor e-mailbrieven. Alle correspondentie, digitaal of print, is voorzien van de huisstijlelementen. Het logo staat rechts onderin. Het hamburgermenu staat links bovenin. Hieronder staat het overzicht van alle correspondentie met huisstijldrager. Al deze correspondentie vind je in Xential bij Provincie Gelderland Algemeen.
- Brief Algemeen
- Brief Algemeen met extra tussenkopjes
- Bijlage bij Brief
- Notitie
- Factuur
- Agenda
- Verslag
- Blanco papier met logo
- Rapportage
- Factuur Pacht
- Memo
- blanco met logo
- Vervolg met logo
- Strategisch Beraad
Voor brieven die veel gebruikt worden zijn standaardbrieven met vaste tekstblokken gemaakt door DIV en ingebouwd in Xential. Nieuwe sjablonen kunnen aangevraagd worden via DIV, die dit afstemt met Communicatie, met name over een eventuele wijziging of een nieuw tekstblok. Kijk voor tips voor het schrijven van brieven in de Schrijfwijzer onder het kopje ‘Brieven en e-mails’, of volg een training via Leren en Ontwikkelen Gelderland. Wil je grote hoeveelheden brieven versturen, dan moet je zelf voor een verzenddienst zorgen. Dat wordt niet door DIV gedaan. Hetzelfde geldt voor het inpakken van grote hoeveelheden brieven. Verder hebben we nog standaard enveloppen in vele maten voor brieven die verstuurd moeten worden.
Digitale media
Onder digitale media verstaan we zowel de provinciale website, als diverse app als onze sociale media accounts. Hieronder vind je per account de specificaties en richtlijnen. Communiceer je zelf via je eigen account? Doe dat dan bewust en gericht. Overleg eventueel met je communicatieadviseur voor tips en adviezen hoe je deze kunt inzetten.
> Klik hier voor meer informatie over X > Klik hier voor meer informatie over Facebook > Klik hier voor meer informatie over Instagram > Klik hier voor meer informatie over LinkedIn > Klik hier voor meer informatie over YouTube
> Klik hier voor meer informatie over podcast > Klik hier voor meer informatie over onze website en andersoortige websites
GS/PS brieven
Voor de besluitvorming door GS en PS gebruiken we allemaal dezelfde formats. Deze zijn voorzien van huisstijlelementen zoals het bekende hamburgermenu en ons logo. Je vind deze formats in Xential. In de formats staat ook de toelichting wat je waar moet invullen. De formats zijn gemaakt in samenwerking met GS en PS. Zo kunnen zij gemakkelijk en snel zien waar ze een besluit over moeten nemen. De formats zijn in eigendom van BJZ en gemaakt door DIV. Voor het schrijven van brieven voor GS en PS zijn specifieke richtlijnen en je kunt hiervoor een training volgen. Dat doe je via de site van Leren en Ontwikkelen Gelderland (inlog vereist).
Informatieborden
We kennen diverse informatieborden. Informatieborden langs de weg, de borden Welkom in Gelderland bijvoorbeeld. Communiceren langs de weg kan heel nuttig zijn, zeker bij nieuwbouwprojecten, wegenonderhoud of andere activiteiten. Voor het maken van de borden hebben we een contract met een leverancier.
We hebben verschillende borden voorzien van onze huisstijl.
- Bouwbord groot
- Bouwbord klein
- Projectbord groot
- Projectbord klein
- Projectbordstrook
- Grens-/welkomstborden
- Hectometerborden
- Mottoborden
- ANWB-borden
- Carpoolplaatsen(borden)
Kaartmateriaal
In een aantal gevallen kan het handig zijn om gebruik te maken van een kaart in je communicatiemiddel. Denk bijvoorbeeld aan een presentatie waarin je een wegafzetting of een gebied wilt verduidelijken. Kaarten van onder andere ©Google Maps kunnen daarvoor niet gebruikt worden, omdat ze simpelweg niet rechtenvrij gebruikt mogen worden. Er zit namelijk auteursrecht op. Daarom hebben wij zelf een kaartenapplicatie (ArcGIS) aangeschaft, waarvoor we het gebruiksrecht hebben afgekocht. Zo kunnen we zelf allerlei bestaande kaarten gebruiken en eventueel zelfs op maat (laten) maken. Hiervoor moet je jezelf wel aanmelden op Provincie Gelderland Portal for ArcGIS. Binnen deze omgeving kun je de verschillende kaarten van provincie Gelderland in Portal for ArcGIS verkennen en ze eventueel aanvullen met je eigen gegevens om nieuwe kaarten en kaartlagen te maken. Heb je hulp nodig met de kaarten? Neem dan contact op met Communicatieplanning via communicatieplanning@gelderland.nl.
Nieuwsbrieven
Onze vaste corporate nieuwsbrief is Gelderland leeft. Een vast redactieteam bundelt hierin provincienieuws en verstuurt de nieuwsbrief elke 2 weken aan iedereen die zich hiervoor heeft aangemeld. Soms is het voor een thema of programma toch nodig een eigen nieuwsbrief als communicatiemiddel in te zetten. Inwoners en belangstellenden kunnen zich hierop zelf abonneren. We streven ernaar het aantal nieuwsbrieven klein te houden.
Online magazine
Een online magazine biedt je de mogelijkheid om informatie visueler en intiüitiever te presenteren. Het zit tussen een pdf en een website in. De mogelijkheden van een pdf zijn beperkt, en een website is vaak niet gewenst. Een online magazine beleef je als een website maar is eenvoudiger om te maken. Je kunt gebruik maken van links, overlays (informatie die over de huidige pagina heen komt, zodat de bezoeker niet naar een andere pagina hoeft), video’s, interactieve elementen en veel mogelijkheden om beeld op te nemen. Het magazine is ‘responsive’: de inhoud past zich aan aan het apparaat waarop je het bekijkt. Het voldoet ook aan de eisen voor digitale toegankelijkheid. Informeer eens naar de mogelijkheden bij Communicatieplanning. Zij hebben ook linkjes naar recente goede voorbeelden. We gebruiken het platform Foleon voor onze online magazines. Dit Communicatiehandboek is ook in Foleon gemaakt.
Presentatiemateriaal
We hebben diverse middelen om ons te presenteren, zoals oprolbare banieren, speechkaarten en de bekende Powerpoint-presentatie.
Banners
Banners kennen we digitaal en fysiek. Fysiek is dit vaak in de vorm van een oprolbare banner die je gebruikt bij evenementen en informatieavonden. Digitaal zijn ze om de aandacht ergens op te vestigen of om mensen te laten doorklikken naar een website.
Speechkaarten
De bestuurders spreken regelmatig voor grote groepen mensen. Bij een opening, een congres of een bijeenkomst. De toespraak, inleiding of bijdrage in een andere vorm is een belangrijk instrument om doelen als verbinding, inspiratie of stimuleren te bereiken. Daarom is een goede voorbereiding hiervan belangrijk. We ondersteunen de bestuurder hierbij met een standaardformat en speechkaarten. De speechkaarten zijn er n A5- en A6-formaat. Voor de commissaris zijn specifiek speechkaarten beschikbaar in zijn rol als Rijksheer. De speechkaarten kun je benaderen via Xential en laten printen bij de repro.
Powerpoint-presentatie
We gebruiken om een presentatie te geven standaard Powerpoint. Onze huisstijl zit hierin gebakken. In het powerpointsjabloon staan twee slides met voorbeelden van een startpagina met foto’s. De opzet is dat je een foto plaats die bij het onderwerp past. De foto moet wel voldoen aan de richtlijnen voor fotografie. Je bent niet verplicht om een Powerpoint te geven. Integendeel. Geef een goede presentatie in de vorm van TedTalk of via spoken word-technieken en je kunt je boodschap zeer aansprekend maken. > Klik hier voor tips voor een goede Powerpoint-presentatie
Relatiegeschenken
We kennen 2 soorten relatiegeschenken: de weggevertjes zoals een pen, bloknote of een tasje, en de relatiegeschenken speciaal aangekocht voor GS of de organisatie. Onze communicatiestijl zie je terug op onze relatiegeschenken. De vorm, tekst en stijl zijn hier weer in 1 lijn met wat we willen zeggen en uitstralen. De geschenken passen bij ons als provincie en bij onze taken en doelen. Leveranciers zijn bijna allemaal Gelders en ontvangers zien in 1 oogopslag wie de afzender is; provincie Gelderland. Relatiegeschenken zijn er voor 2 verschillende gebruikersgroepen:
- Gedeputeerde Staten
- managers en medewerkers
We hebben een ruim assortiment per gebruikersgroep. Er komen regelmatig nieuwe kleine producten voor algemene relatiegeschenken bij. De afdelingen Communicatie en Facilitaire Dienstverlening verzorgen dit aanbod. Wanneer er nieuwe geschenken bij komen voor Gedeputeerde Staten, dan wordt er onder regie van Facilitaire Dienstverlening een werkgroep samengesteld die hiervoor een voorstel maakt aan GS. Hierbij is altijd iemand van Communicatie betrokken vanuit de communicatiestijl en een collega van BJZ. Relatiegeschenken kan je aanvragen via Het Plein (inlog vereist).
Sponsoring
Met sponsorcommunicatie willen we de naamsbekendheid van onze organisatie vergroten en meer mensen bekend maken met een specifiek beleidsdoel waar we ons voor inzetten. Sponsoring is een soort ruilovereenkomst: voor wat hoort wat. Met andere woorden: een samenwerkingsverband tussen 2 of meer partijen waarbij alle partijen voordeel hebben. Om de samenwerking te benadrukken én afhankelijk van de afspraken, kan er een partnerlogo worden gemaakt. Dit is een combinatie van ons logo en het logo van de partner. Voor sponsoring maken we speciale middelen zoals een finishboog of borden langs een sportveld. Dit laat zien dat provincie Gelderland betrokken is en het initiatief ondersteunt. Voorbeelden van middelen die je voor sponsoring in kunt zetten:
- Roll-up banner
- Banier
- Interviewwand
- Finishboog
- Hekbord
- Paardenhindernis
> Klik hier voor meer informatie over het partnerlogo
Overig
Naast deze specifieke huisstijldragers hebben we nog heel veel dingen waar we onze stempel op drukken.
- Spreekgestoelte
- Rouwlint
- Visitekaartjes
- Achtergrond van MS Teams
- Verzendetiketten
- Afzenderstickers
- Poststempel
- Ordnerlabel
- Naambord
- Badge
- Parkeerkaart
- GS chauffeurskaart
- Ansichtkaart
- Nieuwjaarswens
- Representatiepas
- Placemat
- Roll-up banner