Wij communiceren persoonlijk, eigentijds, begrijpelijk en betrouwbaar

Overheidscommunicatie

“Om succesvol te zijn, moeten we ons in de schoenen van de ander kunnen verplaatsen. Begrip ontwikkelen voor de ander. De verbinding maken en houden behoort tot de kern van ons vakmanschap.”

Onze inwoners hebben recht op informatie en communicatie

Als provincie hebben we een informatieplicht. Deze informatieplicht is vastgelegd in artikel 110 van de Grondwet en de Wet open overheid (Woo). Het recht op communicatie is bedoeld als politiek-bestuurlijk uitgangspunt voor alle overheidscommunicatie. Dit vormt het uitgangspunt voor al onze communicatie.

> Klik hier voor toelichting en functie van overheidscommunicatie

Communicatiebeleid provincie Gelderland

Recht op goede, tijdige informatie en wederkerige, verbindende communicatie

Inwoners hebben recht op informatie en communicatie met provincie Gelderland. Zij kunnen ons om informatie vragen, hun mening geven over een beleidsvoornemen of een klacht uiten. Daarom moeten zij altijd contact met ons op kunnen nemen. Onze eerste ingang hiervoor is het Provincieloket. Onze inwoners kunnen ons ook benaderen via sociale media. Bij vragen en klachten staat webcare via sociale media in contact met inwoners.

We werken veel samen met partners zoals belangengroepen, organisaties en andere overheden. Ons communicatiebeleid is erop gericht om altijd helder te zijn over onze rol in de communicatie. Soms is dat als toezichthouder, een andere keer als subsidieverlener of samenwerkingspartner. Met onze communicatie bouwen we aan vertrouwen en goede en duurzame relaties. Hiervoor zijn herkenning, respect, continuïteit en gelijkwaardigheid belangrijke uitgangspunten. We hebben afspraken gemaakt waardoor we ervoor zorgen dat iedereen die werkt bij of namens provincie Gelderland volgens dezelfde regels communiceert. Deze afspraken zijn vastgelegd in onze uitgangspunten voor communicatie.

Strategische uitgangspunten

1. Iedereen heeft recht op informatie

We zijn een transparante overheid. We stellen de algemene, openbare informatie op een actieve en toegankelijke manier beschikbaar. We doen dit zo dat de informatie goed vindbaar en toegankelijk is voor een breed publiek.

> Klik hier voor toelichting op informatieverstrekking

2. Iedereen moet zich in onze communicatie kunnen herkennen

Door onze manier van informatie aanbieden en communiceren, dragen we bij aan een inclusieve samenleving. Provinciale Staten hebben besloten dat Gelderland een regenboogprovincie is (M16 75). In onze toon en stem hebben we vastgelegd hoe we in tekst en beeld inclusief communiceren en aansluiten bij het besluit van Provinciale Staten. > Klik hier voor meer informatie over een inclusieve samenleving

3. Iedereen moet de informatie kunnen begrijpen

Dit geldt voor alle informatie: zowel in tekst, beeld als geluidsfragmenten. Ongeacht aan wie de informatie is gericht of waar deze primair voor is bedoeld. De uitgangspunten voor hoe we dit doen staan in de toon en stem van provincie Gelderland. We sluiten hierbij aan bij de principes van Direct Duidelijk: het rijksbrede programma voor begrijpelijk taalgebruik door ambtenaren.

4. We spreken en schrijven correct Nederlands

Taal is meer dan alleen een communicatiemiddel. Het drukt uit wie we zijn, hoe we denken en wat we voelen. Daarom zorgen we ervoor dat we alle informatie aanbieden in correct Nederlands. We lenen geen woorden uit een andere taal, tenzij het gaat om geaccepteerde begrippen zoals wc, tv of WhatsApp. Informatie wordt niet vertaald, tenzij dit voor internationaal bestuurlijk overleg noodzakelijk is. Bij alle vertalingen gelden dezelfde uitgangspunten: begrijpelijk, toegankelijk en inclusief.

5. Alle informatie voldoet aan de richtlijnen voor (digitale) toegankelijkheid

Dit geldt voor al onze informatie op onze websites. Maar ook voor websites, apps en documenten die in onze opdracht gemaakt zijn of door ons worden (mede) gefinancierd.

6. We communiceren, wederkerig en zo breed mogelijk

We brengen ons beleid, de motieven en de overwegingen die hiertoe geleid hebben onder de aandacht van een zo breed mogelijk publiek. Hiervoor moeten we een gedifferentieerd palet van communicatiemiddelen inzetten zodat we ook moeilijker bereikbare doelgroepen kunnen bereiken. Communicatie is een instrument van beleid (net als subsidies en wet- en regelgeving). Bij de start van beleidsvoornemens moeten we al nadenken over de manier waarop we het beleid gaan communiceren. Inwoners hebben er ook recht op om te weten hoe zij bij het beleid betrokken gaan worden. Daarom maken we duidelijk hoe zij kunnen meedenken en -praten. Per beleidsterrein bepalen we steeds de primaire doelgroepen waar we ons met name op richten.

7. Bestuurders zijn de boegbeelden van beleid en bestuur

De bestuurders zijn verantwoordelijk voor al het beleid en dragen de gemeenschappelijke boodschap uit. Zij zijn de eerst aangewezen woordvoerders over het beleid en beslissingen van het bestuur. Zij zijn ook de aangewezen personen om uit te leggen hoe GS tot een bepaald besluit zijn gekomen en kunnen doelgroepen meenemen in de soms lastige keuzes en ingewikkelde scenario’s op weg naar een besluit.

8. Herkenbaarheid

Provincie Gelderland is, ongeacht het kanaal of medium, herkenbaar als afzender, mede-afzender, opdrachtgever, belanghebbende of betrokkene bij de informatie. Voor onze inwoners moet glashelder zijn wat onze bemoeienis is met een website en wat onze verantwoordelijkheid is voor een app, een campagne, een onderzoeksrapport of een analyse. Onze inwoners hebben er recht op om dit te weten. Alle communicatie vindt plaats onder één logo en één huisstijl, tenzij op grond van het afwegingskader gekozen wordt voor de samenwerkingsstijl of huisstijl derden. Dit draagt bij aan de herkenbaarheid. Bij subsidieverlening heeft de subsidieontvanger de verplichting om ons logo en onze naam te vermelden. Zo zorgen we ervoor dat de burger weet dat een project/gebouw of maatregel mogelijk wordt gemaakt met gemeenschapsgeld.

9. Onderwerp en betekenis voor de inwoners staan centraal

Onze communicatie is altijd gericht op de inhoud van het beleid en wat dit beleid betekent voor inwoners en relaties. Bestuurders staan dus niet centraal. Zij zijn wel het gezicht en de vertegenwoordigers van het beleid. Zij zijn zichtbaar en aanspreekbaar op de beleidskeuzes die zij maken. In onze communicatie leggen we steeds meer de nadruk op de dilemma’s die er spelen en de overwegingen en afwegingen die geleid hebben tot een bepaalde beleidskeuze. Zo wordt het beleid voor inwoners en relaties navolgbaar. We zetten gekochte media in als dit nodig is om het beleids- of relatiedoel te bereiken. Op sociale media en in de fysieke ruimte, print en audiovisueel. De communicatieadviseurs toetsen de noodzaak aan de uitgangspunten voor overheidscommunicatie en provinciale communicatie. Op sociale media sturen we gericht berichten naar doelgroepen waarvoor deze interessant zijn, zodat die berichten hen ook bereiken. Bovendien krijgen meer mensen daardoor de kans om op onze berichten te reageren. En het biedt ons meer mogelijkheden om met inwoners in gesprek te gaan.

> Klik hier voor toelichting bij betaalde uitingen

10. Duidelijkheid over de beleidsfase

We maken altijd glashelder wat de fase van beleid is waarover we communiceren. Is het een oriëntatie, een voornemen of een besluit waarop wettelijk inspraak mogelijk is? En wat is het participatiekader of wat zijn participatiemogelijkheden? Hoe we daarover communiceren past bij de betreffende fase. Qua inhoud, toonzetting en omvang. We geven altijd duidelijk aan of en wanneer Provinciale Staten een besluit nemen. Bij persberichten nemen we hiervoor altijd een standaardzin op in de lead. Voor communicatie over niet aanvaard beleid gelden terughoudendheid en zakelijkheid als norm. > Klik hier voor toelichting op communicatie in de beleidsfases

11. Waarden in onze communicatie

We doen alles vanuit onze communicatiewaarden. Provincie Gelderland heeft letterlijk een eigen ‘toon’ en ‘stem’. Onze stem en onze waarden zijn deel van onze identiteit. Onze toon kiezen we op basis van wat we willen bereiken. De 4 communicatiewaarden zijn:

Persoonlijk

Menselijk, vriendelijk en respectvol

Eigentijds

Fris, actueel, actief

Begrijpelijk

Eenvoudig, beknopt, ter zake

Betrouwbaar

Consequent, oprecht, verantwoordelijk Deze kernwaarden geven de mogelijkheid om de toon te kiezen die bij onze rollen past, zoals wetgever of partner. De kernwaarden zijn ook de basis van onze communicatiestijl en toon en stem van de provincie.

“Wat we doen, doen we samen. Als één provincie, samen met inwoners, bedrijven, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Dat klinkt vanzelfsprekend. Maar dat is het niet!”

Coalitieperiode

Gedeputeerde Staten stellen één keer per 4 jaar de communicatiestrategie vast bij de nieuwe coalitieperiode. Indien nodig kan de strategie worden bijgesteld bij de Tussenbalans. In de strategie leggen we de uitgangspunten vast waar alle provinciale communicatie aan moet voldoen. Alle collega’s communiceren vanuit dezelfde principes. Zowel bij voorlichtingsactiviteiten over bijvoorbeeld wegwerkzaamheden als over nog niet aanvaard beleid. Vanuit de strategie maakt de afdeling Communicatie een vierjarenplan op hoofdlijnen met de accenten en op welke onderdelen en op welke manier we aan verbetering werken.